L’une des premières étapes de la dématérialisation est la numérisation des documents afin d’obtenir un archivage électronique optimisé.
Cette phase consiste à transformer des supports papier en documents numériques et à les rendre accessibles en ligne grâce à une infrastructure informatique dédiée. Cela offre plusieurs avantages comme la réduction de l’utilisation papier, la simplicité d’accès aux documents et la facilité de leur diffusion.
Pourquoi est-il plus intéressant d’externaliser l’archivage électronique ? On fait le point dans cet article.
Les avantages de l’archivage électronique
La numérisation des documents procure de nombreux avantages à l’entreprise. Outre le fait d’entrer dans une nouvelle dynamique, l’entreprise modernise son processus organisationnel en facilitant l’accès à l’information tout en favorisant le travail collaboratif.
Le nombre de documents au sein d’une entreprise étant sans cesse en augmentation, l’entreprise garde le contrôle et la maîtrise sur le volume de documents.
Également, l’archivage électronique permet aussi de gagner de la place au sein de l’entreprise.
L’archivage électronique en interne : avez-vous les ressources nécessaires ?
Pour lancer un processus de numérisation et d’archivage en interne, vous devez avant tout vous fixer des objectifs et prendre en compte un certain nombre de paramètres.
Quelles ressources humaines internes vais-je mobiliser pour le processus de numérisation ? Combien de temps va durer le projet ? Quel est le coût de l’archivage électronique en interne ?
L’entreprise doit établir un cahier des charges et répondre à toutes ces questions. Elle doit aussi faire un état des lieux et une analyse de ses ressources matérielles : scanners, ordinateurs, solution GED, serveurs dédiés, etc.
Pour les entreprises n’ayant ni les ressources humaines, matérielles ni le temps à consacrer à la numérisation des documents, elles doivent faire appel à un prestataire spécialisé dans l’archivage électronique.
Externaliser l’archivage électronique : pourquoi est-ce une solution avantageuse ?
Une entreprise qui décide d’implémenter un système d’archivage électronique ou une solution GED, doit être accompagnée par un prestataire de confiance numérique. Ce dernier est un interlocuteur unique qui a pour rôle de conseiller au mieux et d’accompagner l’entreprise sur la voie de la transformation digitale.
Le prestataire est aussi un expert qui fournit des solutions opérationnelles adéquates conformes aux exigences et à la stratégie de développement de l’entreprise.
Quelles sont les raisons qui poussent une entreprise à externaliser l’archivage électronique des documents ?
Externaliser l’archivage électronique pour une conformité juridique
Les entreprises délèguent la numérisation et la conservation des documents à un prestataire expert qui sait mettre en conformité réglementaire l’archivage électronique. Il prend également en charge la maintenance, les migrations des supports et des formats…
De plus, lors de la mise en place du nouveau processus, les collaborateurs sont formés et accompagnés par le tiers-archiveur.
Externaliser l’archivage électronique pour gagner de l’espace
Déléguer le travail de l’archivage électronique permet de libérer de l’espace au sein de l’entreprise. Elle n’a pas besoin de réserver un local informatique pour l’implémentation d’un centre de données. Ceci est valable que ce soit pour les petites entreprises comme pour les PME.
Externaliser l’archivage électronique pour sécuriser les données
En externalisant l’archivage électronique à un tiers-archiveur certifié, l’entreprise sécurise ses documents dans des sites de conservation en évitant aussi leur dégradation.
Le tiers-archiveur garantit l’intégrité, la confidentialité, la traçabilité, la pérennité et la réversibilité des documents dans le respect du RGPD.
Externaliser l’archivage électronique pour plus de productivité
En sous-traitant la numérisation des documents à une tierce société, l’entreprise se concentre sur son activité et sa productivité. De plus, elle dispose plus rapidement d’une solution opérationnelle déjà éprouvée.
Externaliser l’archivage électronique pour une meilleure maîtrise des coûts
Un tiers-archiveur de confiance qui sous-traite vos archives, vous permet de maîtriser et optimiser les coûts liés à l’archivage électronique. D’ailleurs, une seule ligne budgétaire servira à couvrir l’ensemble des dépenses.
Ainsi, l’entreprise n’a pas à investir dans le recrutement de nouveaux collaborateurs pour gérer l’archivage électronique, ni dans l’acquisition de matériel performant, ni dans la mise en place d’un data center dédié à l’archivage électronique.